Empfangskraft (w/m/d)

Teilzeit

Hamburg

Kienbaum ist das erste Beratungshaus Deutschlands und die einzige Personal- und Managementberatung europäischen Ursprungs. Menschen und Organisationen eine Zukunft geben, ist unsere Mission – seit über 70 Jahren. Unsere Leistungen bündeln wir in den strategischen Geschäftsfeldern: Leadership Advisory, Management Consulting sowie Empowerment & Acceleration.

Kienbaum ist weltweit mit 27 Büros auf vier Kontinenten vertreten.

Kienbaum – Leading by #WePowerment

Job description:

Sie sind der erste freundliche Kontakt im Unternehmen und damit die  „Visitenkarte“ unseres Hauses. Sie verstehen sich als „zentrale Schalt- und Anlaufstelle“, agieren vorausschauend und sind der organisatorische und administrative Dreh- und Angelpunkt des Hamburger Büros.

Sie empfangen Besucher, nehmen zentral eingehenden Anrufe entgegen und koordinieren die Konferenz- und Besprechungsräume (inkl. Bereitstellung von Bewirtung/Catering). Daneben bearbeiten Sie die Ein- und Ausgangspost und kümmern sich um die Bestellung und Verwaltung des gesamten Büromaterials und -bedarfs. Außerdem über-nehmen Sie unterschiedliche administrative Aufgaben und unterstützen die unterschiedlichen Teams im Tagesgeschäft.

  • Bedienung der Telefonzentrale (deutsch/englisch)
  • Empfang, Begrüßung und Betreuung der Gäste
  • Annahme, Verteilung und Bearbeitung der hausinternen Post für das Team
  • Raumplanung und Besprechungsraumorganisation (Reservierungswünsche für die Besprechungs-/ Konferenzräume entgegennehmen und bearbeiten)
  • Organisation von Veranstaltungen und Meetings (intern und extern)
  • Überwachung und Bestellung von Büromaterialien und sonstigen Bürobedarf (Getränke, Kaffee, Blumen, etc.) inkl. Rechnungsprüfung
  • Pflege der unternehmenseigenen Datenbank, speziell komplette Betreuung und Bearbeitung der Initiativbewerber
  • Bearbeitung und Überprüfung der Reisekostenabrechnung der Bewerber
  • Erledigung von allgemeinen Schreib- und Büroarbeiten (nach Diktat und/oder Vorlage)
  • Unterstützung beim Schreiben von Berichten nach Vorgaben (Word, Excel)
  • Unterstützung bei der Erstellen von Präsentationen (drucken und binden der Präsentationen einschließlich Versand)
  • Projektablage und -archivierung
  • Pflege der Geburtstags-, Urlaubs- und Telefonlisten
  • Anwesenheits-Check, d.h. wann ist wer wo unter welcher Tel.-Nr. erreichbar
  • sonstige typische Büroarbeiten wie Ablage, Botengänge, Kopierarbeiten, Kaffee kochen, Blumen und Obst bereitstellen, etc.
  • allgemeine Unterstützung der Assistenz im Tagesgeschäft
  • Ansprechpartner für Reinigungspersonal, Handwerker, etc.
  • Überprüfung der Sicherheitssysteme

Requirements:

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und bringen idealerweise einschlägige Berufserfahrung aus dem Bereich Empfang / Empfangssekretariat mit. Neben einem gepflegten Äußeren und perfekten Umgangsformen bringen Sie weiter folgende Voraussetzungen mit:

  • ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
  • eine sympathische Telefonstimme und einen gewandten Sprachwortschatz
  • fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse (schriftlich sowie mündlich)
  • gute Kenntnisse in MS Office und Internet
  • ein hohes Maß an Eigeninitiative und Belastbarkeit, d.h. auch in Stresssituationen haben Sie gute Laune, behalten den Überblick und bewahren die Kontrolle
  • selbständiges Arbeiten
  • ausgeprägtes Organisationstalent
  • dienstleistungsorientiertes und vorausschauendes Denken und Handeln
  • Fähigkeit zum Multi-Tasking und Teambewusstsein
  • Spaß am Umgang mit Menschen

 

Unsere Benefits

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Further information can be found at https://career.kienbaum.com/de/arbeiten-bei-kienbaum/. If you have any questions, please contact DanielaLauther under  daniela.lauther@kienbaum.de or +49 211 96 59-326.